إدارة السفر والنفقات بسهولة

أصبحت رحلات الأعمال جزءًا لا يتجزأ من أي وظيفة في معظم القطاعات تقريباً - سواء كنت مسافراً لمقابلة مورّد جديد أو لحضور حدثاً هاماً لأعمالك. فإنّ حجم السفر هذا تقابله التحديات، من تسجيل النفقات الى تقديم التقارير وتنظيم كل الخطوات. وتشكِّل التقارير الشاملة وعملية تحليل البيانات أساس الإدارة الجيدة للسفر والنفقات.

قد تتطلب عملية تتبّع النفقات وجمع الإيصالات الخاصة بك وعرضها في تقرير النفقات جهداً منك وتستغرق وقتًا طويلاً. كما أنَّ تأخير هذه العملية يؤدي إلى تأخير التسديد.

تشير دراسة حديثة بين روّاد ماليين في المملكة العربية السعودية إلى أن حوالي %80 من المستطلعين يدركون أن مراجعة نفقات الموظفين والموافقة عليها يستغرق وقتاً طويلاً للغاية، ويرى 76% منهم أن الإيصالات المفقودة لسفر العمل تشكل عقبة كبيرة. إنَّ سلوك الموظف فيما يخصّ تقارير النفقات الغير دقيقة أو الغير كاملة أو المتأخرة هو مشكلة أساسية في إدارة الشركات لنفقات السفر.

كذلك الأمر في الشركات الكبيرة، قد يكون من الصعب مراقبة مسار النفقات. إذا تم إعداد تقارير النفقات ومعالجتها يدوياً، فمن الصعب جمع البيانات حول فئات الإنفاق والتكاليف الإجمالية.

إنَّ التوثيق الفعال لبيانات الإنفاق وتتبّعها، بالإضافة إلى الإشراف على امتثال الموظف لسياسات الإنفاق، يؤدي الى فوائد مالية أخرى؛ فيساهم في تحسين شروط الدفع مع المورّدين والتفاوض بشأن صفقات أفضل مع البائعين وغيرهم.

لحسن الحظ، هناك حلول لهذه المسائل. إنَّ استخدام بطاقة أمريكان إكسبريس للشركات أو بطاقة حساب السفر للشركات لتسوية نفقات السفر قد يساعدك في إدارة كل احتياجات السفر والنفقات الخاصة بك، فتجدها جميعها في مكان واحد.

تمكّنك بطاقة أمريكان إكسبريس للشركات من إدارة نفقات السفر مركزياً وزيادة التوفير. يمكنك تصميم برنامج بطاقة خاص بك، حيث تقوم بوضع حدّ معيّن للإنفاق والفئات، والاختيار من بين مجموعة متنوعة من خيارات الفوترة وغيرها. أصبح الإعداد الدقيق لتقارير النفقات في الوقت المناسب أمراً سهلاً باستخدام أداة بسيطة عبر الإنترنت. توفِّر الكشوفات الشهرية المفصّلة وخدمة تقارير أمريكان إكسبريس (MIS) نظرة معمقة تسهّل عليك اتخاذ القرارات والقيام بمفاوضات مدروسة.

يمكّنك حساب السفر للشركات من أمريكان إكسبريس من دمج نفقات رحلات أعمال الموظفين في حساب افتراضي واحد بسيط لتسهيل عملية التسوية والاطّلاع الكامل على نفقات السفر والنفقات الخاصة بك. يمكنك تعيين ضوابط لعوامل الوقت والتكلفة والمورّدين الخاصة بسفر الموظفين، مما يساعدك على التحكّم بالتكاليف وتقليل الإنفاق غير المتوافق. تساعدك تقارير MIS الدورية الدقيقة على اكتشاف كيفية التوفير والعوامل الفعالة الأخرى.

لمعرفة المزيد عن الحلول التي تقدّمها أمريكان إكسبريس لشركتك لإدارة السفر والنفقات بسهولة اطلب معاودة الاتصال

هذا المقال يهدف الى تناول المعلومات العامة فقط ولا يمثّل أية استشارة قانونية أو يعبّر عن أي آراء بشأن أي موضوع. لا ينبغي اعتباره شاملاً أو بديلاً للاستشارة المتخصصة.